Como delegar tarefas e ter mais tempo para dedicar ao crescimento da empresa

Como delegar tarefas

Se você tem ao menos um colaborador irá se identificar bastante neste conteúdo.

Hoje vim falar um pouco sobre como delegar tarefas, esse assunto que deixa muitos empresários de cabelo em pé principalmente quando o outro não faz o que foi passado ou faz de maneira incorreta.

Por que saber delegar tarefas é importante para um empresário?

Meu amigo empresário, já se sentiu preso na sua própria empresa? Como se fosse uma prisão de portas abertas? Então, é por este motivo que todo empresário deve saber delegar as tarefas, esta é a única maneira de ter uma empresa de verdade.

Um ponto importante para iniciarmos é você saber a diferença entre negócio e empresa, muitos empresários têm um negócio, mas não uma empresa.

Negócio: Uma solução que está sendo comercializada ao mercado, porém depende de você para funcionar.

Empresa: Uma organização que consegue caminhar sem a presença dos donos da empresa.

Agora que já temos claro em nossas mentes o que é uma empresa, vamos buscar esse objetivo através deste conteúdo sobre como delegar e ter uma empresa de verdade, sem ficar preso a algo que você mesmo criou.

 


Cria uma cultura de confiança entre a equipe, incluindo você.

Delegar e ter uma equipe são pontos que não podem ser separados, e para isso é super importante que a empresa tenha pessoas em que você confie na capacidade delas e elas acreditem nas suas, só assim conseguirá passar a frente tarefas de importância, que são as tarefas que mais consomem seu tempo. Em contra partida a equipe deve confiar que você está fazendo as escolhas corretas para o crescimento da empresa e consequentemente o crescimento delas.

É necessário que você confie na sua equipe, mas isso não quer dizer que você não deva conferir os trabalhos, confira de forma que não tire as responsabilidades dos colaboradores e não fique micro gerenciando as tarefas, apenas se certifique se estão fazendo corretamente e se o prazo estipulado será cumprido.

Gosto de dizer que dono de empresa que não delega, enfraquece a equipe, pois sempre toma a frente das decisões o que faz com que a equipe tenha uma percepção que são menos importantes no processo da empresa, alguns até acabam sendo desmotivados com esse tipo de situação.

 


Tenha uma comunicação objetiva, porém clara para todos

Você já tentou ou ainda tenta passar as tarefas para outra pessoa, mas sempre sente um déficit na forma que efetuam o que você delegou? Pois então, se isso acontece de forma recorrente e com mais de um colaborador, provavelmente é a sua comunicação que não está clara o bastante, clara para eles.

Peça feedbacks da equipe em que você pode melhorar, o que eles precisam saber para efetuar corretamente as tarefas e sempre que identificar um déficit, anote e inclua na próxima vez, assim, aos poucos irá otimizando o processo de comunicação, melhorando cada vez mais.

 


Tenha prazos, indicadores e objetivos bem claros

Seja claro também nos prazos estipulados e cumpra à risca estes prazos, nada de ficar arrumando desculpas de porquê tal tarefa atrasou, se está próximo da entrega, corte todas as distrações e faça a equipe focar nas tarefas.

Em falar de prazos, nunca, nunca mesmo pegue o costume de efetuar tarefas em cima da hora ou projetos que aparecem do nada, sei que emergências ocorrem, mas se é recorrente este tipo de situação, não é emergência e sim falta de organização com os prazos, isso coloca pressão constante na equipe o que causa estresse e erros constantes, então sempre que for pegar uma nova tarefa ou projeto fora do cronograma, insira de forma correta na linha de produção, respeitando os prazos estipulados no qual a equipe consegue fazer sem atropelar ou atrapalhar as tarefas já existentes.

Tenha indicadores que te mostrem o andamento dos trabalhos, seja um número de caixas que se deve carregar em um dia para cumprir a meta da semana ou a entrega de uma determinada porcentagem do trabalho em determinada etapa do projeto, exemplo, 50% das tarefas da semana precisam estar finalizadas até meio dia de quarta-feira, caso não estejam, mostra que estão atrasadas e precisam ser aceleradas.

Estipule e documente qual o objetivo ao final das tarefas, passe todos os detalhes para a equipe que irá efetuar o trabalho para entenderem o contexto e dê instruções claras de como efetuar as tarefas para alcançarem este objetivo, nada menos do que isso, forneça os detalhes e seja claro para não ter que repetir durante todo o trabalho.

 


O que se deve delegar e o que não se deve

Primeiramente liste todas as suas atividades diárias, após isso categorize estas atividades em prioridade de importância levando em conta a diferença que elas fazem no SEU negócio, após isso, todas as tarefas categorizadas como não importantes para o seu negócio devem ser passadas a frente, pois o dono do negócio deve chegar ao ponto de focar no crescimento da própria empresa e não no atendimento aos clientes ou projetos de fora, esse tipo de tarefa deve ser passado a frente.

Você deve passar todas as tarefas possíveis para outras pessoas e ficar apenas com aquelas que são decisivas e dependem unicamente de você no momento, porém, para fazer isso é necessário que deixe de ser centralizador e achar que apenas você consegue fazer tal tarefa, confie na equipe e se necessário inicie o treinamento deles para receber estas tarefas, o quanto antes iniciar o treinamento, mais cedo conseguirá delegar as tarefas necessárias.

O ego atrapalha muitos empresários neste momento, pois acabam se apegando a uma determinada tarefa de produção e acreditam que por serem muito bons em tal tarefa não devem delegar, mesmo esta tarefa não estando ligada ao crescimento do negócio, isso atrasa muito o crescimento da empresa, pois o foco e dedicação que deveriam estar direcionados para o crescimento da empresa acaba sendo direcionado para locais externos. Isto pode ser identificado facilmente olhando os dados, se os seus clientes estão crescendo e a sua empresa não, provavelmente isso está ocorrendo. Caso você tenha um sócio perceberá que o crescimento está lento, mas caso seja apenas você o dono da empresa e você ainda está na produção fazendo o descrito acima, perceberá que a empresa só fica derrapando enquanto os clientes crescem.

Saber delegar, é saber passar para o outro o que ele deve fazer, mas também é ter claro o que você deve fazer e principalmente o que você não deve fazer.

 


Foque no que realmente faz a sua empresa crescer

Como vimos, é necessário que você delegue as tarefas e tenha mais tempo para focar no que realmente importa, o crescimento da SUA empresa. Passe as tarefas a frente e não se apegue a elas, ou você começa a agir como empresário e constrói uma empresa auto gerenciável, ou pensa como um profissional liberal e cria um negócio que sempre irá depender de você, não dá para fazer as duas coisas ao mesmo tempo.

Pare de carregar caixas e treine pessoas, adquira maquinários, desenvolva métodos, construa uma rede de clientes e mostre as pessoas como fazer tudo isso funcionar, isso é uma empresa, mas requer pessoas, requer alguém que saiba fazer e delegue as tarefas necessárias da forma correta.

 


Como delegar de forma correta

Após identificar as tarefas que devem ser passadas a frente, você deve delegar dividindo as responsabilidades da tarefa e não abdicando a responsabilidade delas. Forneça o que deve ser feito, mas acompanhe o andamento de todo o projeto, pois você também é o responsável por ela e o colaborador que está efetuando as tarefas deve prestar contas a você.

Sempre que fornecer uma tarefa para outra pessoa, deixe que ela finalize a tarefa mesmo que isso leve mais tempo do que o planejado, esta é a única maneira do colaborador aprender a fazer, algo similar a uma criança, que só irá aprender se os pais a deixarem fazer ao menos uma ou duas vezes. Não tome as dores do colaborador caso ele não consiga fazer a tarefa naquele momento, se você tomar a frente e fazer, irá educar o colaborador a sempre te chamar para dar andamento neste tipo de tarefa, no final das contas você fará o trabalho dele e deixando a outra pessoa cada vez mais dependente de você, e não é isso que queremos, não é?

Criar dependência nos colaboradores só serve para alimentar o ego do empresário que se sentirá super útil, mas na realidade está atrapalhando o crescimento da própria empresa, pois o único capacitado para as tarefas será ele mesmo. Então por favor, se é uma empresa que você quer, crie um time de profissionais qualificados e independentes de você para efetuar corretamente as tarefas.

Quando falamos em delegação é necessário que tenha uma prestação de contas a alguém que esteja delegando, sendo assim, sempre que for passar uma tarefa, faça de forma que a pessoa receba apenas uma pessoa e preste contas somente a ela. Caso tenha que dar autoridade a um membro da equipe para repassar as tarefas, defenda esta decisão caso ela seja questionada, só assim o outro conseguirá delegar e cobrar os resultados dos demais membros da equipe.

 


Para delegar é necessário que tenha um processo de trabalho

A parte de processo foge um pouco do tema principal, mas como vai delegar algo que você nem sabe como faz? Pois é, fica complicado mesmo. Isso acontece na grande parte das empresas por não terem um processo definido e ainda trabalham “à deriva”, remam para onde conseguem enxergar, não possuem um mapa, então é importante fortalecermos essa parte de processo, mas serei breve.

Se a sua empresa já atua no mercado provavelmente você tem um processo de trabalho, o que falta é mapear e documentar esse processo, isso permite que identifique gargalos e otimize todo o processo.

Mapeie e documente tudo, e se possível crie uma base de conhecimento de cada etapa do processo, seja em texto ou vídeo, o importante é ficar disponível para todos que necessitarem saber mais sobre a etapa.

Depois de criado, é só treinar e monitorar a equipe para que não pulem as etapas, é necessário que treinem e efetuem o processo conforme o planejado, só assim os trabalhos vão ficar organizados e as tarefas prontas para serem repassadas para as pessoas corretas.

Seu trabalho agora é selecionar as tarefas corretas para as pessoas corretas, e acima de tudo, respeite a ordem das tarefas, pois atropelar as etapas é não confiar no próprio processo.

 


Empresário foca em fazer a empresa crescer

Agora já esclarecemos o papel de um empresário e a importância de saber delegar as funções para ter uma empresa que nos possibilita mais tempo e não um negócio dependente de nós que consome nosso tempo, então vamos recapitular alguns pontos:

  • Delegue as tarefas e não crie uma dependência da empresa em você;
  • Ter um negócio é diferente de ter uma empresa;
  • Ter uma cultura de confiança faz a equipe evoluir e ser mais eficaz;
  • Delegar é dividir as responsabilidades e não abdicar delas;
  • A comunicação deve ser clara e objetiva a todos;
  • A importância de cumprir os prazos e ter indicadores;
  • O que se deve delegar e o que se deve manter em sua responsabilidade;
  • Agir como empresário e não ficar apegado a uma tarefa de produção;
  • Delegue e não tome as dores do colaborador, existe o período de aprendizado;
  • Todas as tarefas delegadas devem ser acompanhadas e ter uma prestação de contas;
  • É necessário saber o que se faz na empresa, ter um processo claro de trabalho.

É isso, este é um assunto bem extenso que ao ser falado apenas em sua superfície não ajuda muito, por isso me aprofundei um pouco mais. Meus parabéns por chegar até o fim de mais um artigo, logo estarei liberando outros materiais complementares a este, então continue acompanhando a Yoobox e me diga nos comentários o que está achando dos conteúdos, seu feedback é muito importante para eu saber o que devo colocar por aqui.

Abração e sucesso na vida!

Categoria: Gestão
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